Wie es funktioniert

Hyper.Net SnapShot macht sich Hyper.Net's mächtige Funktionen zur Verarbeitung von Dokumenten zu Nutze, um sicherzustellen, dass die erzeugten PDF- und PDFA-Dokumente die geschäftlich erforderlichen Inhalte und Merkmale enthalten. Dabei automatisiert Hyper.Net SnapShot unabhängig von der jeweiligen Komplexität jeden Schritt des Prozesses:

  1. Automatische Initialisierung des Prozesses durch eine Workflow-Aktion, ein definiertes Ereignis oder via SOAP-Anfrage 
  2. Konfigurierbare Vorverarbeitung für ausgewählte Dokumente
  3. Konvertierung der zu kompilierenden Dokumente in Einzel-PDFs
  4. Zusammenfügen der Einzel-PDFs in weiteren Verarbeitungsschritten in der gewünschten Reihenfolge zu einem temporären Gesamt-PDF
  5. Auftragen extrahierter Metadaten als Stempel auf das Gesamt-PDF an definierter Stelle auf jeder Seite
  6. Optional Einbringen von Wasserzeichen ins temporäre Gesamt-PDF
  7. Umwandlung des vorläufigen Gesamt-PDF in ein finales PDF oder - wenn erforderlich - valides PDFA-Dokument
  8. Synchroner oder asynchroner Transport des finalen Dokuments  zusammen mit seinen Metadaten an den definierten Zielort

Allgemeine Funktionen

  • Jedes DMS oder CMS kann den PDFA-Archivierungsprozess durch Nutzung einer einfachen Standard-XML-Schnittstelle für den Aufruf von Hyper.Net initiieren. Der Aufruf kann von jeder Stelle eines Workflow-Prozesses abgesetzt werden.
  • Die Metadaten der Dokumente können zur Steuerung der Konvertier- und Verteilprozesse genutzt werden.
  • Dokumente, die zu einem Verbund-PDF verarbeitet werden, können unterschiedlichen Typs mit wechselnder Seitenorientierung sein.
  • Alle zu archivierenden Dokumente eines Verzeichnisses oder Ordners werden unabhängig vom Typ in der gewünschten Reihenfolge zusammengefügt. Die erzeugte Verbund-PDFA-Datei ist intern so strukturiert, dass sie mit der Ordnerhierarchie oder einer Taxonomie korrespondiert und ist zudem mit einem Inhaltsverzeichnis und optional auch fortlaufenden Seitennummern ausgestattet. Ideal für Records Management, Zusammenstellen von Projekt- oder Meeting-Unterlagen oder Erzeugen von Verfahrensdokumentationen!

SharePoint Highlights

  • Automatischer Anstoß der Konvertierungs- und Archivierungsprozesse, wenn Dokumente oder Vorgänge aktualisiert werden oder einen definierten Zustand erreicht haben.
  • Erzeugte PDFA Dateien können samt Metadaten in SharePoint Dokument- und Seitenbibliotheken oder anderen Listen gespeichert werden.
  • Auch SharePoint-Dokumente die nur aus Metadaten bestehen oder SharePoint Listen können archiviert werden.
  • Die Funktion arbeitet nahtlos und transparent mit SharePoint Review- und Freigabeprozessen zusammen. So können etwa bei Bedarf nur freigegebene Versionen eines Dokumentes archiviert werden.
  • Erzeugte PDFs und Verbund-PDFs werden bei entsprechender Konfiguration automatisch aktualisiert, wenn sich ein zugehöriges Quellfile ändert.
  • Der Konvertierungs- und Archivierungsprozess kann auch manuell durch eine entsprechende Aktion gestartet werden.

Vorteile

  • Zentralisiert und vollständig automatisiert. Keine menschliche Interaktion notwendig. Hyper.Net arbeitet im Hintergrund, beobachtet Ihre Dokumente und übernimmt den gesamten Archivierungsprozess. Hyper.Net muss dafür nur einmal installiert und konfiguriert werden.
  • Plattform-übergreifend einsetzbar. Zu archivierende Inhalte können auch aus beliebigen anderen Systemen stammen: SharePoint, SAP, DMS, CMS, Lotus Notes, Mailsysteme u.a.m. Der relevante Content einer gesamten Organisation wird konsistent, einheitlich und revisionssicher archiviert - unabhängig von seinem Speicherort.
  • Wächst mit den Anforderungen. Im Zeitlauf erforderliche Änderungen oder Erweiterungen am Konvertier- und Aufbereitungsprozess können durch Anpassung der Hyper.Net Konfiguration und der Einstellungen vorgenommen werden, sodass in diesem Falle keine fortwährenden und aufwendigen Modifikationen der zugehörigen Lösungen erforderlich sind. 
  • Einfach an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Programme für die Vor- und Nachverarbeitung der Daten können zur Realisierung spezifischer Anforderungen einfach über XML eingebunden werden und ersparen so teure Neuentwicklungen.