Blogeintrag

KI-basierte virtuelle Experten, die aus Dokumenten lernen


Paul Caspers, Vorstand der Theum AG
2. Mai 2018

Wir ertrinken in einer überbordenden Flut von Dokumenten zu immer umfassenderen Regularien, komplexeren Produkten, komplizierteren Abläufen und einem exponentiell wachsenden Meer an Wissen. Mitsamt modernster Suchmaschinentechnik können selbst Spezialisten diese massive Fülle an neuen Informationen in ihren Fachgebieten kaum mehr überschauen.

Mountain View – wir haben ein Problem

Besonders evident wird das Problem in Unternehmen und Organisationen mit all ihren betriebsnotwendigen Informationen in unendlich vielen Schriftstücken – vom einfachen Dokument bis zum umfänglichen Buch, von Papier über Office Formate bis hin zu Wiki und Web Inhalten, abgelegt an verschiedenen Speicherorten von Dateiservern über DMS oder in der Cloud. In diesen Dokumenten ist heute fast alles festgehalten, was für die Leistungserbringung eines Unternehmens erforderlich ist. In ihnen spiegelt sich das gesamte Knowhow der Organisation.

Und genau hier liegt auch das Problem: Man kommt nur schwer an dieses Wissen heran. Die Speichersysteme sind wie isolierte Silos, die hohe Zugangsbarrieren schaffen und im Verein mit der Formatvielfalt ihrer Objekte ist das in ihnen enthaltene Wissen äußerst sperrig, was ein sinnvolles Zusammenführen verteilter Information und deren aggregierte Nutzung auf PCs so mühsam und auf mobilen Geräten so gut wie unmöglich macht. All das führt letztlich dazu, dass vorhandenes Wissen in einer Vielzahl von Fällen gar nicht oder nur mit immensem Aufwand erschließbar ist.

Für dieses Wissensdilemma benötigen zukunftsorientierte Unternehmen in einer digitalisierten Welt dringend eine Lösung. Es reicht nicht Dokumente zu „elektrifizieren“ und schön verschlagwortet in Verwaltungssystemen abzulegen und mit Suchmaschinentechnologien zuzuschlagen. Man muss das in den Dokumenten vorliegende Wissen herausholen und sozusagen synthetisieren, so herrichten, dass es zur Verrichtung der anstehenden Tätigkeiten taugt. Die Lösung dieses skizzierten Problems erfordert ganz neue Denkansätze und Technologien – eine Art Paradigmenwechsel.

1.000 Treffer und nichts gefunden

Mit welchem Werkzeug Sie heute auch suchen (Betriebssystem, DMS, Wiki, dedizierte Suchmaschine …), sobald dabei Dokumente durchforstet werden – erhalten Sie als kleinste Einheit immer diese Dokumente. Sie werden in meist langen uns allen hinlänglich geläufigen Trefferlisten präsentiert.

Das gilt auch für modernste kognitive Software und KI-Anwendungen: Wenn diese auf strukturierte Daten (Big Data) zurückgreifen können, liefern sie präzise Ergebnisse: Was haben Leute noch gekauft, die denselben Artikel bestellt haben? Wie alt ist Angela Merkel? Wie wird das Wetter morgen? Auf welcher Route komme ich heute am schnellsten zum Büro?

Wenn diese Systeme aber wie etwa bei der folgenden Recherche nach Informationen zu „Künstliche Intelligenz und Algorithmen“ auf Dokumenten operieren, liefern sie wieder nur die gewohnten Stapel von umfänglichen Schriftgut. Und auch wenn dieses in digitaler Form dargeboten wird, so ist doch die weitere Suche nach Information eine langwierige und aufwendige Heidenarbeit.

Klassische Trefferliste heutiger Suchmaschine (Auszug): Basis Project-Consult Newsletter 1999-2018

Und je mehr Skills man den Systemen für die Lieferung vernünftiger Ergebnisse versucht anzutrainieren, desto exorbitant teurer wird deren Einsatz und ist deswegen nur für hochprofitable ausgewählte Anwendungen überhaupt eine Option.

Bestehende Systeme können benötigtes Wissen gar nicht, nur sehr unzureichend oder mit hohem Aufwand aus unterschiedlichen Dokumenten filtern, extrahieren und zu einem neuen Dokument in Form einer vollständigen – sagen wir ruhig – brauchbaren Antwort(!) zusammenstellen.

Antworten, keine Trefferlisten

Anwender suchen (von Objekten mit „Records-Charakter“ wie z.B. Rechnungen abgesehen) aber keine Dokumente, sondern feingranular extrahierte und „in einem Stück“ angebotene Information zu anstehenden Aufgaben und Themen. Sie brauchen zu einer Suchanfrage ein aus wesentlichen Teilen verschiedener Quellen erstelltes Exzerpt mit dem gesamten Ergebnis.

Anstatt endlos Zeit beim Durchforsten von öden Trefferlisten mit dem Öffnen und Durchblättern langer Dokumenten zu verschwenden, wünschen sich Anwender also direkte Antworten. Sie wollen das gerade benötigte Wissen mit 1 Klick – extrahiert aus allen relevanten Dokumenten, kontext-orientiert zusammengestellt und sofort nutzbar erhalten.

Und genau das ist heute möglich, mit intelligenten virtuellen Experten, die permanent von den Inhalten zugeordneter Dokumentpools gespeist – auf Suchanfragen vollständige Ergebnisse in „gebundener Form“ liefern.

Die Matrix, die weiß was Ihr Unternehmen weiß

Der Weg in eine „Zukunft mit Antworten aus Dokumenten“ führt über ein neuronales Netz. Denn weil in unterschiedlichen Dokumenten verpacktes Wissen eben nicht durch bloßen Zugang zu denselben effizient erschlossen werden kann, muss man es letztlich seiner Hülle befreien und in ein solches Netz überführen. Aber keine Angst, das macht Software der neuesten Generation selbsttätig.

Im Rahmen dieses Prozesses werden Dokumentinhalte normalisiert. Der aus der Datenbankwelt entlehnte Begriff bedeutet so etwas wie „in strukturierte maschinell auswertbare Daten umwandeln“. Dokumente werden dabei in ihre atomaren Bestandteile (Kapitel, Absätze, Listen, Tabellen, Bilder, Wörter …) zerlegt, thematische Bezüge („Verwandtschaften“) zwischen den Elementen werden nach ausgeklügelten Verfahren ermittelt und gewichtet, das Ganze wird mit vorhandenen oder anhand von Mustern erkannten Metadaten angereichert und zuletzt wird den Wissensatomen noch ein einheitliches responsives Erscheinungsbild verpasst. Wenn man solchermaßen in Form gebrachte Dokumentinhalte in einer smarten Matrix ablegt, enthält diese das dokumentierte Wissen einer Organisation zu einem entsprechenden Themenkomplex in sachgerecht vernetzter Form. Und dieses Netz wird bei Änderung von – und Hinzufügen neuer Quellen organisch eigenständig wachsen.

Unsere hier skizzierte Matrix des Wissens erlaubt die vollautomatisierte, „dokument-befreite“, geräte-unabhängige, einheitliche und stets aktuelle Bereitstellung dokumentierter Information jeglicher Art in Form durchgängiger, präzise zu navigierender Wissensbanken, digitaler Bibliotheken und Bücher.

Und das Beste: Die Lösung erfordert weder Abschaffung oder Änderungen von Dokumenten, noch Anpassungen bestehender Systeme und Abläufe rund um das Management von Dokumenten – und schon gar nicht verlangt sie langwierige Konzeptionsarbeiten zur ihrer Einführung. Die Matrix gedeiht völlig automatisch auf dem Boden vorhandener Dokumente.

Es reicht - dem System einfach mitzuteilen, wo die Dokumente liegen, aus denen der Inhalt der Matrix generiert werden soll – etwa auf einem Fileserver, in einem DMS, einer SharePoint Dokumentbibliothek, einem Wiki, einer Website oder in der Cloud. Es müssen dazu keine Unternehmenstaxonomien, Nomenklaturen, Metadatensystematiken oder andere aufwändige Konstrukte konzipiert werden.

Damit stellt man dokumentierte Information zu beliebigen Themen – basierend auf mächtigen daraus erzeugten Netzen – als komfortabel zugreifbares Wissen für direkte Nutzung am PC, Tablet und Smartphone intern oder wenn gewünscht weltweit in wenigen Tagen bereit.

Virtuelle Experten, die aus Dokumenten lernen

Die langfristig aber noch viel durchschlagendere Kraft dieser Technik ist, dass sie die nahtlose Implementation intelligenter virtueller Experten gestattet, die aus Dokumenten lernen und mit diesem Wissen Antworten auf allfällige Fragen zu den verarbeiteten Inhalten geben können: Jedem Beschäftigten im Unternehmen und bei Bedarf auch dessen Kunden und Partnern – zu jeder Zeit, an jedem Ort, auf jedem Gerät. Dieselbe oben erwähnte Dokumentrecherche zu „Künstliche Intelligenz und Algorithmen“ wird von dem virtuellen Experten nun mit einer sofort nutzbaren Antwort erwidert:

Basis: Project-Consult Newsletter 1999-2018
https://project-consult.theum.com/newsletter

Um diese Information zu selektieren, müssen Sie viele umfängliche Dokumente zum Thema durchstöbern, während der virtuelle Experte die Antwort in einem Sekundenbruchteil gibt. Natürlich sind alle Elemente der Antwort klick bar und so mehrstufig vernetzt mit den jeweils umgebenden und weiterführenden Informationen.

Virtuelle Experten bieten also antwort-orientierten Zugriff auf Wissen.

Dabei gibt es 2 Wege – eine Antwort zu liefern:

  1. Es wird sofort ein Antwortdokument mit relevanten Extrakten aus dem Inhalt aller für das Thema geltenden Dokumente erzeugt.
  2. Der virtuelle Experte führt den Anwender zum richtigen Ziel. Dies ist dann der Fall, wenn der Nutzer nicht recht weiß wonach er genau suchen muss, recht allgemein fragt und deswegen die Antwort eine definierbare max. Länge überschreitet. Dann kategorisiert das System das Ergebnis dynamisch in Fachrubriken und bietet diese als präzisierende Kontext-Optionen für die Antwortermittlung an. Wenn man etwa den Begriff Cholera in einem Berater zu Seuchen recherchiert, könnte man Optionen wie Behandlung, Verbreitung, Inkubationszeit etc. erhalten.

Es gibt noch einen weiteren gewichtigen Vorteil dieser Technik: Ein virtueller Experte liefert immer einen umfassenden aus allen verfügbaren Quellen gespeisten Gesamtüberblick zu einem Thema. Das im Gegensatz zu den diskontinuierlichen Trefferlisten so vermittelte komprimierte Gesamtbild eines Sachverhaltes beugt Fehlentscheidungen mit vielleicht gravierenden Folgeschäden infolge übersehener Information vor.

Mit virtuellen Experten kann also die in Bergen von Dokumenten verpackte Information antwort-orientiert auf jedem Endgerät passgenau als nutzbares Wissen erschlossen werden. Da sich das Knowhow der virtuellen Experten aus Quelldokumenten unterschiedlichster Herkunft speist, gibt es noch eine wichtige Synergie: Der entstehende „Single Point of Access“ zum dokumentierten Wissen eliminiert alle aus den diversen Informationssilos, der System- und Formatvielfalt resultierenden Zugriffsbarrieren.

4 unschlagbare Vorteile, die Sie sofort erzielen

Virtuelle Experten die aus Dokumenten lernen, lösen eines der großen allgegenwärtigen Probleme: Sie erschließen den in zahllosen Dokumenten jeder Couleur verborgenen Wissensschatz von Organisationen. Nicht jedes Mal perfekt – aber immer besser als heute verfügbare Alternativen. Insbesondere bringen virtuelle Experten folgende sofort wirksamen Vorteile:

  1. Signifikante Reduktion (teils Elimination) von Suchzeiten im ganzen Unternehmen durch „1-Klick“ sofort nutzbare vollständige Antworten
  2. Barrierefreier Informationszugang durch Wissensbereitstellung über einen einzigen Zugriffspunkt
  3. Uneingeschränkte Wissensmobilität durch on-und offline Bereitstellung der Information auf allen modernen Medien
  4. Volle Entfaltung des immanenten Potenzials bestehender Systeme durch einfache Koppelung mit der Intelligenz virtueller Experten

Fazit: Speichern Sie Ihre Dokumente nicht nur, damit Sie von Menschen gelesen werden können

Anwendungen der Künstlichen Intelligenz sind auf breiter Front am Vormarsch und werden künftig aus unseren Unternehmen nicht mehr wegzudenken sein!

Und KI-gestützte virtuelle Experten sind bereits heute für beinahe jedes Thema äußerst wirksam und nutzbringend einsetzbar. Sie erlernen ihr Wissen aus Dokumenten, lassen sich binnen Tagen implementieren und für beliebig definierte Zwecke in Betrieb nehmen. Sie arbeiten alle nach denselben Prinzipien und können sich sogar untereinander verständigen und damit ihre Auskunftsfähigkeit noch steigern.

Virtuelle Experten können überall dort sinnvoll eingesetzt werden, wo umfangreiches Wissen in Dokumenten vorgehalten und regelmäßig von vielen Menschen benötigt wird:

  1. Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Vorschriften, Gesetze
  2. Produkthandbücher, Betriebshandbücher, Sicherheitsvorgaben, Support
  3. Normen, Projekte, F&E, Dossiers, Fallakten, Patente
  4. Vertrags- und Risikomanagement
  5. Rundschreiben, Fachmitteilungen, Tagungsunterlagen
  6. Marktanalysen, Wettbewerbsbeobachtung, Studien …

Also – machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft, indem Sie das Optimum aus ihren vorhandenen Systemen herausholen und das darin enthaltene Wissen vollumfänglich befreit von allen Zugangsbarrieren erschließen.

Video anschauen